تعریف سیستم

«یك سیستم مجموعه منظمی از عناصر بهم وابسته است كه برای رسیدن به اهدافی مشترك با هم در تعادلند»رفتای یك سیستم متأثر از وابستگی متقابل عناصر تشكیل دهنده آن می باشد، بنابراین سیستمها رفتارگرا بوده و هدف ما از بررسی مفاهیم سیستمها، درك یا پیش بینی رفتار سیستم تحت مطالعه است

مكانیزم سازش

سیستمها باید دو مكانیزم غالباً متضاد را در خود داشته باشند. از یك طرف برای ابقای تعادل خود، باید مكانیزمی داشته باشند كه بین محیط و وضعیت زیرسیستمهای آن، حالت موازنه ای برقرار كند. به این معنا كه از تغییر سریع زیرسیستمها در برابر تغییرات محیطی، به طوری كه وضعیت كل سیستم را به خطر اندازد، جلوگیری كند.

از طرف دیگر، چون سیستم در محیطی زندگی می كند كه به طور مرتب در حال تغییر است، لذا باید مكانیزمی داشته باشد كه تغییرات مذكور را شناسایی كرده و خود را با آن تطبیق دهد تا در رابطه با محیط، به تعادلی پویا دست یابد. چنین تعادلی معمولاً با یادگیری از طریق بازخور اطلاعاتی، پاره افزایی، و با تخصصی تر شدن واحدها و رشد زیرسیستمهای درونی مؤسسه ها و سازمانها، حاصل می شود.

همپایانی

مفهوم همپایانی این است كه سیستم می تواند با شرایط اولیه و درون داده های متفاوت، به نتایج نهایی یكسانی دست یابد.

خصوصیت همپایانی كه خاص سیستمهای باز است، حكم می كند كه مؤسسه ها و سازمانها با استفاده از درون داده های متفاوت، و از راه حلهای مختلف و به روشهای گوناگون می توانند به اهداف خود دست یابند شكل. این بر خلاف نظریة روابط علت و معلولی ساده است كه از علوم فیزیك سرچشمه می گیرد و معتقد است كه همیشه یك راه بهترین، برای رسیدن به اهداف وجود دارد.

سازمان و سیستمهای اطلاعاتی سازمان به عنوان یك سیستم

سازمان یك سیستم باز هدف جو است كه در برگیرندة خصوصیات سستم باز است. مثلاً یك مؤسسه تجاری، در محیطی تجاری (سیستم فراگیر) فعالیت می كند كه سایر سیستمها مانند رقبا، دولت، جامعه، مشتریان، فروشندگان، سهامداران و مؤسسه های مالی، و … در آن فعالیت می نمایند، یا بر آن احاطه دارند. چنین سیستمی از لحاظ ساختاری به زیرسیستمهای مختلفی مانند واحدها، بخشها، قسمتها و، نظایر آن تفكیك می شود. این واحدها معمولاً در برگیرندة فعالیتها، عملیات و وظایف مختلف سازمانی نظیر بازاریابی، مالی، تولید، نیروی انسانی، و … است. سازمان با دریافت درون داده هایی به صورت مواد، نیروی انسانی، ماشین آلات، و اطلاعات؛ و از طریق وظایف فوق، آن را به محصولات، خدمات، اطلاعات، و … تبدیل می كند.

سازمان، سیستمی سازگار با محیط است كه ضمن یادگیری و تأثیرپذیری از محیط، وضعیت خود را در مقابل تغییرات آن، تنظیم می كند.

سازمان و سیستمهای اطلاعاتی

اطلاعات (پردازش شده و پردازش نشده) خونی است كه در رگهای سازمان جاری است و سیستم اطلاعاتی، وسیله ای برای به جریان انداختن این خون در رگهای سازمان است.

سیستم اطلاعاتی در یك سازمان را می توان از ابعاد مختلفی مورد بررسی قرار داد، كه اهم آنها عبارت است از:

• سیستمهای اطلاعاتی، براساس وظایف مختلف سازمانی
• سیستمهای اطلاعاتی، براساس عملیات و ساختار مدیریتی سازمان
• سیستمهای اطلاعاتی، براساس صورت فیزیكی آن

سیستمهای اطلاعاتی براساس وظایف مختلف سازمانی

گرچه ساختار سازمانی مؤسسه ممكن است بر مبنایی غیر از این وظایف، مثلاً بر حسب نوع محصول یا پروژه شكل گرفته باشد، اما سیستمهای اطلاعاتی به طور منطقی حول محور این وظایف می چرخد،‌ و در واقع تصویری از هر یك از این وظایف است.

ممكن است داده ها و اطلاعات یكسانی، مورد استفادة چند وظیفة سازمانی قرار گیرد، اما این وظایف از لحاظ فعالیتها، عملیات و مسئولیتهای سازمانی مجزا هستند. بنابراین برای هر یك از آنها، یك سیستم اطلاعاتی مختص همان وظیفه در سازمان وجود دارد.

سیستمهای اطلاعاتی براساس عملیات و ساختار مدیریتی سازمان

در جریان انجام عملیات و فعالیتهای مربوط به هر یك از وظایف سازمانی و تعامل و تقابل آنها با یكدیگر، پیوسته اطلاعاتی (خام) وارد سازمان یا مؤسسه می شود، یا در داده ها و اطلاعات موجود تغییر داده می شود. جمع آوری، پردازش، نگهداری سوابق، به روزرسانی، انجام تغییرات مورد لزوم در این سوابق، تهیه نتایج عملكردهای این وظایف و توزیع آن بین استفاده كنندگان مختلف، بر عهدة سیستمهای اطلاعاتی و عملیاتی مؤسسه است.