مدیریت دامنه پروژه

یكی از بهترین و مشكل ترین جنبه های مدیریت پروژه، بنابراین تعریف دامنه یك پروژه است Beld دامنه italic به تمامی كارهایی كه در تولید محصولات پروژه می بایست صورت گیرند و فرآیندهایی كه برای تولید آنها بكار می روند اطلاق می شود از فصل 2 بخاطر آورید كه واژه Bold موضوعات قابل عرضه تشریح كننده محصولات تولیدشده در بخشهای پروژه می باشد

مدیریت دامنه پروژه:

شامل فرایندهایی است كه در برگیرنده تعریف و كنترل آنچه كه در پروژه هست یانیست می باشد. این اطمینان رامی دهد  كه تیم و ذینفعان پروژه درك یكسانی از محصولاتی كه پروژه تولید خواهند نمود، فرآیندهایی كه تیم پروژه هایی كه تیم پروژه‌ای برای تولید آنها بكار خواهند گرفت دارند. پنج فرآینداصلی در مدیریت دامنه پروژه وجود دارد.

برنامه‌ریزی دامنه:

دربرگیرنده ایجاد اسنادی كه مبنای تصمیمات آتی پروژه را فراهم می كند، شامل شاخصهایی است برای تعیین انیكه آیا پروژه یا مرحله‌‌ای از پروژه موفقیت‌‌آمیز تكمیل شده است،یاخیر. تیم پروژه اظهار نامه دامنه وطرح مدیریت دامنه پروژه را در نتیجه فرآیند برنامه‌ریزی دامنه تولید خواهند كرد.

تعریف دامنه:

دربرگیرنده زیرگروه نمودن موضوعات اصل قابل عرضه در پروژه به اجزاء كوچكتر و مدیریت پذیرتر است. تیم پروژه دراین فرآیند یك ساختار تفكیك كار(WBS) خواهندساخت.

تایید اعتبار دامنه:

دربرگیرنده تایید رسمی رساندن دامنه پروژه است. ذیفعان كلیدی پروژه مثل مشتری و بانی پروژه در طی این فرآیند موضوعات قابل عرضه را بطور رسمی تایید خواهند نمود.

 كنترل تغییرات دامنه :

دربرگیرنده كنترل تغییرات دامنه پروژه است. تغییرات دامنه به اقدامات اصولی و درسهای آموخته شده ازخروجیهای این فراینداست.

آغاز پروژه برنامه ریزی استراتژیك وانتخاب پروژه:

مدیران موفق به تصویری یا طرحی استرتژیك از سازمان نگاه می اندازند تا تعیین كنند چه نوع پروژه‌هایی بیشترین ارزش را فراهم خواهندنمود. بنابراین فرآیند آْغاز پروژه تحقیقی پروژه‌های بالقوه، استفاده از روشها واقع بینانه برای انتخاب اینكه روی چه پروژه‌هایی می بایست كاركرد، و سپس رسمی نمودن آغاز آن پروژه‌ها از طریق انتشار منشور پروژه سروكار دارد.

تشخیص پروژه های بالقوه:

اولین قدم در مدیریت دامنه پروژه اتخاذ تصمیم در خصوص آن است كه چه پروژه‌هایی را در وحله اول می بایست انجام داد. شكل 1-5 یك فرآیند برنامه ریزی 4 مرحله‌ای را برای انتخاب پروژه‌های فناوری اطلاعات نشان می دهد. اولین قدم در فرآیند برنامه ریزی فناوری اطلاعات كه در رأس سلسله قابل مشاهده است از ایجاد طرح استراتژیك فناوری اطلاعات برپایه طرح استراژیك دربرگیرنده تعیین اهداف بلند مدت است از طریق تحلیل قوتها و ضعفهای سازمان، مطالعه فرصتها و تهدیدها در محیط كاری، پیش بینی روندهای آتی، پیش بینی میزان نیاز به محصولات و خدمات جدید . خیلی‌ها با واژه «SWOT» (تحلیل قوت‌ها، ضعف ها ، فرصتها و تهدیدها) آشنا هستند كه دركمك به برنامه‌ریزی استراتژیك استفاده می شود. خیلی مهم است كه مدیرانی خارج از واحد فناوری اطلاعات برای كمك به فرآیند برنامه ریزی فناوری اطلاعات وجود داشته باشند چرا كه می توانند به پرسنل واحد فناوری كمك كنند تا استراتژیهای سازمانی را درك كنند و حوزه های كاری را كه پشتیبانی می كنند بشناسند.

نتایج تولید رشد                    مراحل برنامه‌ریزی فناوری اطلاعات

استراتژی فناوری اطلاعات را باماموریت و چشم‌انداز

سازمان پیوند می دهد.

حوزه‌های اصلی كسب و كار رامشخص می‌كند.

فرایندهای كلیدی كسب و كار را كه می توانند از فناوری

اطلاعات منتفع شوند را مستند می كند.

پروژه های بالقوه را تعریف می كند.

دامنه ،‌ مزایا و محدودیتهای پووژه را تعریف می كند.

پروژه های فناوری اطلاعات را انتخاب می كند

منابع را تخصیص می دهد .

شكل 1-5 فرآیند برنامه ریزی فناوری اطلاعات

پس از تخصیص حوزه‌های كاری كه روی آنها تمركز خوهد شد، قدم بعدی درفرآیند فناوری اطلاعات اجرای تحلیل حوزه كاری است. این تحلیل فرآیندهایی كاری مستند می كند را كه نقش محوری در رسیدن به اهداف استراتژیك دارند و در كشف آن مواردی كه بیشترین نفع را از فناوری بالقوه فناوری اطلاعات، دامنه آنها مزایا و محدودیتهایشان است. قدم آخر در فرآیند برنامه ریزی فناوری اطلاعات انتخاب پروژه‌هایی است كه كار روی آنها صورت خواهد گرفت و تخصیص منابع برای كار روی آنهاست.

هم سو نمودن فناوری اطلاعات با كسب و كار:

همواره تخصیص و انتخاب مناسب پروژه ‌های فناوری اطلاعات زمانیكه سازمانها فناوری اطلاعاتشان را به كسب كارشان نزدیك تر نموده باشند. بهتر است. یك مطالعه 2002 همبستگی مستقیمی بین همسویی نزدیكتر كسب و كار و فناوری اطلاعات با ساختار گزارش دهی وجود دارد.

Hacket Best Practicus پی برده است كه شركتهایی كه درآن ها مدیر كل اطلاعات (CIO) مستقیما به مدیرعامل(CGO) گزارش می دهد هزینه های پشتیبانی عملیاتی خود را به ازاء هر كاربر نهایی حدود17 درصد كاهش داده‌اند. CIO هایی كه درحال حاضر به CEO گزارش می‌دهند از 34 درصد در1999 به 37 درصد در 2002 رسیده است. این مطالعه همچنین پی برده است كه شركتهایی كه فعالیتهای فناوری اطلاعات خود را منسجم و متمركز نموده اند هزینه‌های پشتیبانی عملیاتی خود را به ازاء هر كاربر نهایی 24 درصد كاهش داده‌اند. استفاده یكدست از استانداردهای فناوری اطلاعات همچنین هزینه های ایجاد برنامه‌های كاربردی شركت را به ازاء هر كاربر 41 درصد كاهش می دهد.

سیستمهای اطلاعاتی می توانند محور استراتژی كسب وكار باشند و غالبا نیز بوده ‌اند. Michael porter كه مفهوم ارزش استراتژیك مزیت رقابتی را مطرح كرده است،چندین كتاب و مقاله در مورد برنامه‌ریزی استراتژیك و رقابت نگاشته است. او وخیلی از متخصصین دیگر براهمیت استفاده از فناوری اطلاعات برای پشتیبانی طرحهای استراتژیك و فراهم نمودن یك مزیت رقابتی تاكیدكرده‌اند . خیلی از سیستمهای اطلاعاتی تحت عنوان «استراتژیك» طبقه بندی شده‌اند. چرا كه آنها مستقیما استراتژیهای كلیدی كسب و كار را پشتیبانی می‌كنند. برای مثال، سیستمهای اطلاعاتی می توانند كمك كنند كه سازمانی از استراتژی تولیدكننده كم‌هزینه بودن خود پشتیبانی نماید. سیستم كنترل موجودی WAL- MART نمونه ای كلاسیك است از چنین سیستمی. سیستمهای اطلاعاتی می توانند از استراتژی ارائه محصولات یاخدمات تخصصی كه شركت را از سایر شركتها درآن صنعت متمایز می كند پشتیبانی كنند. معرفی سیستمهای ردگیری online بسته‌های پستی توسط Federal Express كشش صنعتی را موجب شد كه هم‌‌اكنون اغلب شركتهای حمل‌ونقل از‌آن پیروی می كنند.

سیستمهای اطلاعاتی همچنین می‌توانند از استراتژی فروش به بازاری خاص یا كسب موقعیته مناسب برای یك پروژه پشتیبانی كنند. Owen- Corning یك سیستم اطلاعات استراتژیك بوجود آورد كه فروش محصولات عایق خانه را با ارائه یك سیستم ارزیابی كارائی انرژی طراحی ساختمان به مشتریانش فراهم نمود.