سازمان گروهی متشکل از دو یا چند تن که در محیطی با ساختار منظم و از پیش تعیین شده برای نیل به اهداف مشخص با یکدیگر همکاری می‌کنند و ارتباط متقابل دارند
مدیریت فرآیند برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت و نظارت بر کار اعضای سازمان و کاربرد کلیه منابع قابل دسترسی برای رسیدن به هدف‌های تعیین شده سازمان.
*تعریف سازمان
* اصول سازماندهی
*تعریف مدیریت
*اصول تقسیم كار
*مزایا و معایب
*مبانی تقسیم كار
*اختیار و مسئولیت
*مزایا و موانع تفویض اختیار
*انواع سازمان
*خصوصیات سازمان غیر رسمی
*مقایسه سازمان‌ها از شكل و اندازه
*انواع سازمان‌ها
*نمودار سازمانی مؤسسه‌ای
صاحبنظرى علم مدیریت را هنر انجام امور به وسیله دیگران توصیف كرده و بر نقش دیگران و قبولهدف از سوى آنان تأكید ورزیده است. برخى دیگر، مدیریت را فرایند تحقق اهدافسازمانى به وسیله انجام دادن چهار وظیفه برنامه ریزى، سازماندهى، هدایت و كنترلمىدانند. با مطالعه و بررسى تعاریف مدیریت مىتوان تعریف ذیل را به عنوان تعریفىجامع ذكر كرد:
مدیریت، فرایند به كارگیرى مؤثر منابع انسانى و امكانات مادّى براى تحقق اهداف سازمانىاست.«
نكته مهم این است كه تحقق این فرایند به وسیله انجام وظایف اساسى مدیران، یعنى »برنامهریزى« »سازماندهى«، »هدایت و رهبرى« و »كنترل« و با توجه به نظام ارزشى حاكم برسازمان امكان مىیابد.
وظایف اصلى مدیران
1- برنامه ریزی
برنامه ریزى یعنى مدیران از پیش در باره هدفها و اقدامات مورد نظر بیندیشند و خود را براى استفاده از فرصتها و مقابله با خطرها آماده كنند. نخستین كار در برنامهریزى، مشخص كردن »هدف سازمان« است و سپس نوبت به ریز كردن هدف، براىواحدهاى تابع مىرسد.
افق زمانى برنامهها، متفاوت است. برخى بلند مدّت و برخى كوتاه مدّتند.
همچنین، برنامههاى بلند مدّت توسط مدیران عالى سازمان، و برنامههاى میان مدت و كوتاهمدّت به وسیله مدیران میانى و عملیاتى تهیه مىگردد.
1 - 1 - سازماندهى
سازماندهى، فرایند تنظیم و تخصیص كارها و اختیارات و منابع سازمان، میان اعضا وایجاد هماهنگى میان آنها براى رسیدن به اهداف سازمان است. براى تحققاهداف، سازمانهاى مختلف، از ساختارهایى متفاوت بهره مىجویند. براى مثال،ساختار یك مركز مطالعه و تحقیق، با ساختار یك كارخانه اتومبیل سازى متفاوت است.
1 - 2 - رهبرى
رهبرى، فرایند اعمال نفوذ براى برانگیختن كاركنان به فعالیت در جهت تحقق اهدافاست رهبران براى نفوذ در زیردستان نیاز به قدرت دارند و این قدرت از منابعمختلفى همانند قدرت مرجعیت، قدرت قانونى، قدرت تنبیه وتشویق و... نشأت مىگیرد.
همچنین، اطلاع مدیران و رهبران از انگیزههاى كاركنان، در هدایت آنان نقشىمهم دارد.
1 - 3 - كنترل
فرایند كنترل، عبارت است از تنظیم كلّى فعالیتهاى سازمان كه عملكرد واقعى آن بامعیارها و اهداف از پیش تعیین شده مطابق باشد. كنترل، داراى انواعى مانندكنترل پیش نگر، كنترل حین عمل و كنترل بعد از عمل است. به منظوركنترل فعالیتها باید براى هر فعالیت، معیار مشخص شود. سپس باید نتیجه هر كار بامعیار مربوط بدان مقایسه گردد و در صورت مشاهده انحراف، اقدامات اصلاحى لازمانجام شود.
هر چند وظایف اصلى مدیریت به طور مستقل مطرح شده است، ولى باید یادآورى شود كهمیان آنها تعامل وجود دارد و بر یكدیگر اثرى متقابل دارند. همچنین، تأثیر نظام ارزشىحاكم بر سازمان در این وظایف و در مجموع مدیریت انكارناپذیر است.
صاحبنظران مدیریت، مدیران را به شیوه هایى گوناگون تقسیم و طبقه بندى كردهاند.براى مثال، از نظر وسعت حیطه مسؤلیت، مدیران را به دو نوع » مدیرانوظیفهاى« و »مدیران عمومى« تقسیم كردهاند. »مدیران وظیفهاى«،مسؤول فعالیتها و عملیات یك واحد و یا یك دایره سازمان هستند. آنان عهده دارمجموعهاى از كارهاى مشابه، مانند خرید و یا تولیدند. همچنین »مدیران عمومى«،مسؤول تمامى سازمان، مانند كاركنان تولید، فروش و فعالیتهاى آنان هستند. همچنینمدیران عمومى، مسئولیت تمامى و یا مجموعه سازمان و یا یك واحد مستقل از سازمانرا بر عهده دارند.
دانشمندان، مدیران را بر حسب سطح سازمانى نیز طبقه بندى كرده و سه سطح را براى آنهادر نظر گرفتهاند.
1- مدیران عملیاتى ؛
2- مدیران میانى ؛
3- مدیران عالى
مدیران عملیاتى
این دسته از مدیران، در پایینترین سطح مدیریت سازمان فعالیت مىكنند. آنانمستقیماً با كاركنان در تماس اند و وظیفه هدایت فعالیتهاى كاركنان را بر عهده دارند.نظارت بر حُسن انجام كار افراد و تهیه برنامههاى كوتاه مدت و تفضیلى نیز از جمله وظایفمدیران عملیاتى است. این دسته از مدیران به دلیل ماهیت كارى كه بر عهده دارند، بیشتراوقات خود را با زیر دستان سپرى مىكنند.
مدیران میانى
مدیران میانى، به عنوان واسطهاى میان مدیران عملیاتى و مدیران عالى عمل مىكنند.آنان علاوه بر هدایت فعالیتهاى مدیران عملیاتى، باید كارهاى خود را به مدیریت عالىسازمان گزارش كنند. همچنین، مدیران میانى، اطلاعات لازم را گردآورى و تحلیل مىكنند وبراى تصمیمگیرى در اختیار مدیران عالى قرار مىدهند. آنان بخشى از وقت خود را نیزصرف تهیه برنامههاى میان مدّت مىكنند.
مدیران عالى
مدیران عالى، در بالاترین سطح سازمان قرار دارند. آنان براى سازمان برنامههاىبلند مدّت جامع را تهیه مىكنند. مدیران عالى، مسئولیت كلّ سازمان را بر عهده و بر كلّیهواحدهاى سازمان نظارت دارند و فعالیتهاى آنان را ارزیابى مىكنند. بهتر است مدیرانعالى از میان مدیرانى كه ردههاى عملیاتى و میانى را با موفقیت طى كردهاند، انتخاب شوند.
درجه بندی مدیران
مدیران عالى
مدیران میانى
مدیران عملیاتى
تمامى این مدیران، وظایف اصلى فرایند مدیریت، یعنى »برنامه ریزى« »سازماندهى«،»رهبرى و هدایت«، و »كنترل« را به عهده دارند. ولى میزان مسئولیت و زمانى كه هر یكاز آنان براى این وظایف صرف مىكنند، متفاوت است. براى مثال، مقدار زمانى كهمدیران عالى به برنامه ریزى اختصاص مىدهند، بیشتر از زمانى است كه مدیرانعملیاتى صرف برنامه ریزى مىكنند؛ زیرا مدیران عالى، وظیفه دارند كه برنامههاىجامع را تهیه كنند، در حالى كه مدیران عملیاتى تنها باید برنامه ریزى عملیاتى را هدایتكنند. در عوض، مدیران عملیاتى مدت زمان بیشترى صرف هدایت و رهبرى كاركنانمىكنند، چرا كه این مدیران مستقیماً با كاركنان سر و كار دارند و مسئول هدایتفعالیتهاى آنها مىباشند.
مهارت هاى مدیران
مدیران براى اعمال مدیریت صحیح، به سه مهارت نیاز دارند: مهارت فنى ،مهارت انسانى و مهارت ادراكى.
1- مهارت فنى: توانایى به كار بردن دانش و روش و فنونى است كه از راه آموزش و تجربه بهدست مىآید؛ مانند مهارت و توانایى یك مهندس مكانیك مجرّب كه در رشته خود داراىمهارت فنى است.
2- مهارت انسانى: توانایى درك افراد و كار با آنان و به كارگیرى كاركنان جهت تحقق اهدافسازمان را مهارت انسانى مىگویند.
3- مهارت ادراكى: عبارت است از توانایى درك سازمان به عنوان مجموعهاى كه بابخشهاى خود در تعامل است، و توانایى درك این كه تغییر در یك بخش سازمان در سایربخشهاى سازمان نیز تأثیر دارد. مهارت ادراكى، همچنین به توانایى حفظ منابع سازمان ودرك پیچیدگى آن اشاره دارد.
نكته اساسى این است كه مدیران در هر سه سطح عملیاتى، میانى، و عالى، به مهارتهاى سهگانه نیازمندند، ولى میزان نیاز آنان به هر یك از مهارتها در سطوح مختلف، متفاوت است.بدین ترتیب كه مدیران در سطح عملیاتى مهارت فنى بیشترى نیاز دارند؛ زیرا مدیرانعملیاتى علاوه بر نظارت مستقیم بر كاركنان، باید آنان را به گونه تخصصى نیز آموزش دهند،در حالى كه مدیران عالى سازمان لازم است پیچیدگى سازمان را درك و ارتباط میان اجزاىآن را تنظیم و سازمان را براى نیل به اهداف مورد نظر هماهنگ كنند. امّا مدیران هر سه سطح،نیازى یكسان به مهارت انسانى دارند؛ زیرا تمامى آنان با افراد در تماسند و لازم است ازروش و فنون برخورد با كاركنان آگاه باشند و آنان را براى تحقق اهداف مورد نظر بسیج كنند.
بنابراین، مهمترین مهارتى كه همه مدیران بدان نیازمندند، مهارت انسانى است.ی
كى ازصاحبنظران مىگوید: مهارت انسانى داراى سه جزء است:
- درك رفتار گذشتهافراد
- پیش بینى رفتار آینده آنان
- هدایت، كنترل و تغییر رفتار آینده افراد
4- مدیران كارا و اثربخش
مدیران كارا توانایى استفاده بهتر از منابع موجود را در فرایند تحقق اهدافسازمانى دارند . به عبارت دیگر، مدیر كارا كسى است كه بتواند با استفاده ازحداقل امكانات، حداكثر بهره را به سازمان برساند.
مدیران اثر بخش، توانایى گزینش اهداف مناسب و رسیدن به آنها را از بهترین روش دارند.در واقع آنان از میان اهداف، بهترین و صحیحترین را برمىگزینند و مطلوبترین راه نیل به آنرا تشخیص مىدهند.
5- سیر تاریخى مدیریت
مدیریت، دانش و فنّى نوظهور نیست، بلكه تاریخى به قدمت زندگى اجتماعى انساندارد. زندگى خانوادگى و به ویژه زندگى قبیلهاى، همواره با نوعى تضاد منافع، جنگ،صلح، تعاون و مانند آن همراه بوده است. عقل سلیم به ضرورت وجود نوعى مدیریتدر تمامى موارد یاد شده حكم مىكند.
بنابر این، مدیریت پا به پاى رشد جوامع بشرى توسعه یافته است. ولى بى گمان بررسى جزءبه جزء و تفصیلى سیر تكاملى تاریخ مدیریت از حوصله این كتاب خارج است. بنابر این، دراین جا به گونهاى فشرده به سیر تاریخى مدیریت در تمدنهاى باستانى و قرون وسطى اشارهمىشود.
5 - 1 - مدیریت در تمدنهاى باستانى
تمدنهاى باستانى سومریان، مصریان، چینیان، یونانیان و ایرانیان، به مدیریت توجهداشتهاند كه در این جا به اختصار بدان اشاره مىشود.
سومریان: سومریان با اختراع خط (500 ق. م) توانسته مقرراتى را براى ثبت و ضبط سوابق بهمنظور كنترل و ارزیابى افراد تهیه كنند. آنان، همچنین با تقسیم شهرها و ارائه نحوه و روشخاص كنترل خود در امور شهرها، پیشرفتى شایان توجه داشتهاند.
مصریان: گواه توجه مصریان باستان به مدیریت، وجود اهرام عظیمى است كه به یقین بدوناعمال مدیریت هرگز ساخته نمىشد. علاوه بر این، مصریان نیاز به برنامه ریزى، سازماندهىو كنترل را تشخیص داده بودند. آنان از »عدم تمركز« در سازمان استفاده كردند(2600 ق. م( و در اداره سازمان‌ها از نظریههاى كاركنان بهره مىبردند.
چینیان: در تمدن باستانى چین، نیز به مدیریت توجه شده است. چنان كه تاریخ نشان مىدهد،آنان در سازماندهى، برنامه ریزى، رهبرى و كنترل، فعال بودهاند. البته شهرت چینیان بیشترمربوط به نظام استخدامى آنان است كه به شیوهاى بسیار جالب طراحى شده بود ؛ چنان كهنظام استخدامى فعلى انگلیس و آلمان از آن اقتباس شده است.
چینیان تحت تعالیم »كنفوسیوس« و »سیوس« در باره موضوع وفادارى و درستى عملكاركنان از نظامى خاص، پیروى مىكردهاند.
یونانیان: یونانیان بیشتر از دیگر ملتها به مدیریت توجه داشتهاند. كتاب هایى كه از آن روزگاربه دست آمده است حاكى از این حقیقت است؛ مانند كتاب گزنفون به نام »سیر و پدیا«، كهحاصل تحقیقات و مسافرت وى به ایران است.
دانشمندان بزرگ یونان، سقراط و افلاطون نیز در باره مدیریت مطالبى را طرح كردهاند؛ از آنجمله سقراط، اصول مدیریت را جهان شمول مىداند و تفاوتى میان اداره و رهبرىسازمانهاى دولتى و خصوصى قائل نیست.
همچنین، افلاطون نیز علاوه بر توجه به لزوم تقسیم كار مىگوید: تقسیم كار باید بر اساسشایستگى و تخصص باشد. وى بر اساس شایستگى و تخصص، افراد جامعه را به طبقه هایى مختلف تقسیم مىكند. براى مثال طبق تقسیم بندى افلاطون، فلاسفه كه قدرت تفكر دارند،باید حكومت كنند و افرادى كه گرایش نظامى دارند، باید در طبقه جنگجویان قرار گیرند.
ایرانیان: ایرانیان باستان از نخستین اشاعه دهندگان تفكر مدیریت به حساب مىآیند. آنانضمن اهمیت دادن به برنامه ریزى، تقسیم كار و وحدت فرماندهى، از روشهاى حركتسنجى، طرح جا و مكان و تدارك مواد و اشیا نیز استفاده مىكردهاند. گواه توجه شایستهایرانیان به مدیریت، كتاب هایى است كه دانشمندان یونانى درباره شیوههاى مدیریت و ادارهایرانیان نوشتهاند و به حاكمان خود